חדר הישיבות בכל ארגון או חברה הוא אזור חשוב מאד שמתכנסים בו לפגישות, דיונים וקבלת החלטות. במקרים רבים מגיעים לאולם זה אורחים, מבקרים או מנהלים בכירים מהארץ או מחוץ לארץ ועל מנת לשוות לו אווירה מקצועית, רצינית וכזאת הממוקדת לעסקים ולקבלת ההחלטות – לא מקלים ראש בתהליך העיצוב שלו. אמנם ברוב המקרים אין שימוש יומיומי בחדר זה אך עדיין כאשר מתכנסים בו העובדים לישיבה – עליו לספק את האווירה הנדרשת.
עיצוב חדר הדיונים מתחלק בין בחירת פריטי הריהוט ובכלל זה שולחן ישיבות, חשוב שהוא יתאים למספר המשתתפים בישיבה, שאפשר יהיה להוסיף סביבו כסאות במקרה הצורך ושיהיה נוח לכתוב עליו, להניח על גביו מחשב נייד או להכין רשימות. כאשר בוחרים כסאות לחדרי ישיבות אפשר לבחור את הכיסאות באותו הדגם של שאר הכיסאות במשרד או לבחור בדגם מעט שונה על מנת להפריד ולו במעט את העיצוב של חדר זה משאר אזורי המשרד. בארגונים וחברות רבים בוחרים בכיסאות יותר מהודרים או מפוארים.
מה עוד לוקחים בחשבון בעת עיצוב אולם חשוב זה?
גם הקירות והרצפה חשובים מאד. על מנת לשמור על תנאי אקוסטיקה טובים בחדר מומלץ להניח על הרצפה שטיח מקיר לקיר ולהתאים אותו לשאר האלמנטים הלוקחים חלק בעיצוב. תמיד כדאי שיהיה לוח לבן גדול על אחד הקירות, עליו אפשר יהיה לרשום את עיקרי הדברים או להציג מצגות, שקופיות או את מסך המחשב של מי מהמשתתפים. מומלץ לתת את הדעת בנוגע למיקום נקודות המחשמל והתקשורת בחדר כך שאפשר יהיה לעשות שימוש במחשבים, מקרן, טלוויזיה או כל מכשיר חשמלי אחר.
שולחנות לחדר הישיבות הם שולחנות שיש במרכזם אזור המתאים להנחת מחשב ראשי או חיבור של מכשיר תקשורת עבור ישיבות שבהן ייקחו חלק גם עובדים שהתקשורת עמם תתבצע על ידי הטלפון או רשת האינטרנט. במידה ויש מקום קבוע עבור אחד מבעלי התפקידים הבכירים במשרד הרי שמומלץ למקם עבורו כיסא מנהלים המתאים לו ולתפקיד שלו וכך יידעו כל המשתתפים בישיבה היכן המקום שלו והיכן הם יכולים לשבת בעצמם.
אילו תכונות צריכות להיות לרהיטים?
מכיוון שמדובר במשרד שהפגישות והדיונים בו יהיו מקצועיים – חשוב לבדוק האם יש צורך שהכיסאות יהיו מצוידים בגלגלים או קבועים על הרצפה, האם דרושות משענות ידיים או שאולי כדאי שהשולחנות יהיו בעלי מעמד שעליו יכולים המשתתפים להניח את הרגליים ליתר נוחות. חשוב לוודא שמכל המקומות סביב השולחן אפשר לראות בקלות את תוכן המסך או המצגת ושאפשר יהיה להחשיך את החדר במהירות, בקלות ובנוחות.
כאשר מקדישים את הזמן והמחשבה לעיצוב נכון של אזור הפגישות אין ספק שהוא ייתן את התרומה שלו ליעילות הישיבות, למיקוד הדיונים ולביסוס החלטות ובחירות חשובות ומהותיות עבור הארגון. לא בכדי מנהלים בכירים בחברות מעמידים תקציב גבוה יותר לעיצוב חדר הישיבות ויודעים שחדר המעוצב נכון ומבוסס על הגישה העסקית יביא תוצאות ואווירת עבודה טובה ופורייה יותר. ישנם מעצבי פנים המתמחים בעיצוב משרדי ואפשר במידת הצורך לפנות אליהם ולקבל מהם רעיונות או טיפים בנוגע לעיצוב.
